Planilla de cotizaciones en Excel: descarga gratis

Qué trae la planilla de cotizaciones

El archivo tiene tres hojas, pensadas para el trabajo de todos los días de una pyme que cotiza seguido:

• Cotización: el formato que le envías al cliente, con los datos de tu empresa y del cliente, hasta 15 líneas de detalle con cantidad, unidad, precio unitario neto y descuento, y los totales con IVA calculados solos.
• Seguimiento: un registro de todas las cotizaciones que envías, con su monto, su estado (enviada, aceptada, rechazada o sin respuesta) y la fecha del próximo contacto. Arriba a la derecha verás cuántas cotizaste, cuántas te aceptaron y tu tasa de cierre.
• Cómo usar: las instrucciones resumidas, por si compartes el archivo con alguien de tu equipo.

Las celdas amarillas son las que completas; las blancas tienen fórmulas. Los datos que vienen escritos son un ejemplo de una empresa de climatización: bórralos y pon los tuyos.

Qué debe llevar una cotización

Una cotización responde una pregunta concreta del cliente: cuánto cuesta lo que necesita. Para que no tenga que volver a preguntarte nada, revisa que incluya:

• Número y fecha, para ubicarla cuando el cliente te escriba semanas después.
• Datos de tu empresa: nombre o razón social, RUT, giro, dirección y contacto.
• Datos del cliente: a quién va dirigida y quién es la persona de contacto.
• Detalle de cada ítem, con cantidad, unidad y precio unitario. Evita las líneas tipo "servicio general".
• Neto, IVA y total por separado, para que no haya dudas sobre si el precio incluye impuestos.
• Validez: hasta qué fecha mantienes el precio. La planilla la calcula con los días que indiques.
• Condiciones: forma de pago, plazo de entrega y lo que no está incluido.

Si el trabajo es grande y tiene etapas, materiales y mano de obra, quizás te sirva más nuestro formato de presupuesto en Excel. En Chile ambos términos se usan casi como sinónimos; la cotización suele ser más rápida y directa.

Cómo usar la planilla de cotizaciones paso a paso

1. Completa una vez los datos de tu empresa en la hoja "Cotización" y guarda el archivo como tu formato base.
2. Para cada cliente, guarda una copia con su nombre y cambia el número de la cotización, arriba a la derecha.
3. Escribe los datos del cliente y la fecha. La fecha de validez se calcula sola con los días que indiques (vienen 15).
4. Reemplaza las líneas de ejemplo por tus productos o servicios. Si das un descuento en un ítem, escríbelo como porcentaje en su columna: el total de la línea ya lo descuenta.
5. Revisa las condiciones: forma de pago, plazo de entrega y lo que no incluye.
6. Exporta la hoja a PDF (Archivo, Guardar como, PDF) y envíala. Nunca mandes el Excel editable.
7. Anótala en la hoja "Seguimiento" con su número, cliente, monto neto y estado "Enviada".

Con el ejemplo que trae el archivo, la cotización suma un neto de $279.800, un IVA de $53.162 y un total de $332.962. Fíjate en la línea de los filtros: tiene un 10 % de descuento, y el total de la línea ya lo refleja.

El seguimiento: la parte que casi nadie hace

Muchas cotizaciones no se pierden por precio, sino porque nadie volvió a llamar. La hoja "Seguimiento" existe para eso:

• Anota la fecha del próximo contacto apenas envías la cotización. Unos pocos días después es un buen momento para preguntar si hay dudas.
• Actualiza el estado cuando el cliente responda. Las aceptadas se marcan en verde y las rechazadas en rojo.
• Escribe en Notas por qué se perdió una cotización (precio, plazo, eligió a otro). Después de unos meses verás patrones que te ayudan a cotizar mejor.
• Mira tu tasa de cierre: qué porcentaje de lo que cotizas termina en venta. Si baja, revisa tus precios o la forma en que presentas tus cotizaciones.

Cuando el cliente acepta, pide la aceptación por escrito (un correo basta) y recién ahí agenda el trabajo. Recuerda que la cotización no es un documento tributario: la factura o la boleta se emiten aparte, cuando concretas la venta.

Errores comunes al cotizar

• No decir si el precio incluye IVA. Es la causa más frecuente de discusiones al momento de facturar.
• Cotizar sin conocer tus costos. Si no sabes cuánto te cuesta cada unidad, usa nuestra plantilla para calcular el precio de venta antes de cotizar.
• Sin fecha de validez. Si tus costos suben, necesitas poder actualizar el precio.
• Demorar la respuesta. Un cliente que pidió varias cotizaciones suele decidir con las primeras que llegan completas.
• Enviar desde un correo personal o gratuito. Le resta seriedad a tu empresa, sobre todo con clientes grandes.