Control de inventario en Excel: plantilla gratis

Qué trae la plantilla de control de inventario

Llevar el inventario en Excel funciona bien para una pyme con decenas o unos pocos cientos de productos. Esta plantilla separa lo que tienes de lo que se mueve, que es la forma más ordenada de hacerlo:

• Inventario: una fila por producto, con código, nombre, categoría, unidad, stock inicial, stock mínimo y costo unitario. Las entradas, las salidas, el stock actual, el estado y el valor del stock se calculan solos. Tiene espacio para 200 productos.
• Movimientos: cada entrada (compra, devolución de un cliente) y cada salida (venta, uso interno, merma), con fecha, código, tipo, cantidad y detalle. Tiene espacio para 500 movimientos.
• Cómo usar: las instrucciones resumidas.

Arriba de la hoja "Inventario" verás cuántos productos hay que reponer y el valor total de tu inventario, calculado con el costo unitario de cada producto.

Cómo usar la plantilla paso a paso

1. Borra los tres productos de ejemplo y sus movimientos.
2. Registra cada producto con un código único, corto y sin espacios (por ejemplo, P001, P002). El código es lo que conecta las dos hojas.
3. Escribe el stock inicial: lo que tienes hoy, contado a mano. Este es el paso más importante: si el punto de partida está mal, todo lo demás también.
4. Define el stock mínimo de cada producto y su costo unitario (lo que te cuesta, sin IVA).
5. Desde hoy, anota cada movimiento en la hoja "Movimientos": la fecha, el código (lo eliges de la lista), si es entrada o salida, la cantidad y un detalle, como el número de factura o el cliente.
6. Revisa la columna "Estado": cuando el stock actual llega al mínimo, cambia a "Reponer" y se marca en rojo.

Si escribes en "Movimientos" un código que no existe, la columna "Producto" te avisa con el texto "Código no existe". Así evitas movimientos que no se suman a ningún producto.

Cómo definir el stock mínimo

El stock mínimo es la cantidad a la que tienes que pedir más para no quedarte sin producto mientras llega el pedido. Una forma simple de calcularlo:

1. Calcula cuánto vendes por día de ese producto. Si vendes 60 al mes, son 2 al día.
2. Multiplica por los días que demora tu proveedor en entregar. Si demora 5 días, necesitas 10 unidades para cubrir la espera.
3. Suma un margen de seguridad por si vendes más de lo normal o el proveedor se atrasa. Con 5 unidades extra, el mínimo queda en 15.

Revisa los mínimos un par de veces al año y antes de las temporadas altas. En el norte, por ejemplo, muchos rubros venden distinto en verano que en invierno.

El conteo físico: la planilla no reemplaza mirar la bodega

Por bien que anotes, con el tiempo aparecen diferencias: una venta que no se registró, un producto dañado, un error al contar. Por eso conviene contar físicamente, al menos una vez al mes, los productos que más se mueven o que valen más.

Si el conteo no calza con el stock actual, no cambies el stock inicial: registra un movimiento de ajuste (entrada o salida) y explica el motivo en el detalle. Así sabes cuánto pierdes en mermas y puedes corregir la causa.

Errores comunes al controlar el inventario

• Anotar los movimientos "después". Al final del día ya no te acuerdas de todo. Anótalos en el momento.
• Usar nombres en vez de códigos. "Guantes", "guante de trabajo" y "Guantes trabajo" terminan siendo tres productos distintos.
• No registrar las salidas que no son ventas: mermas, productos dañados, regalos y lo que usas en tu propio negocio.
• Calcular el valor del inventario con el precio de venta. Se calcula con el costo; el precio de venta incluye un margen que todavía no ganaste.
• Llevar el inventario y las ventas por separado sin cruzarlos. Si usas nuestra plantilla de control de ventas y clientes, compara cada mes las unidades vendidas con las salidas del inventario.