Control de ingresos y gastos en Excel: plantilla gratis

Para qué sirve un control de ingresos y gastos

Es la herramienta más simple para saber si tu negocio gana o pierde plata, y en qué se va. Muchas pymes y emprendedores trabajan meses sin tener claro ese número, y se enteran cuando ya no alcanza para pagar.

Con un registro ordenado puedes responder preguntas concretas: ¿cuánto vendí este mes?, ¿cuánto gasté en transporte?, ¿qué mes del año es el más flojo?, ¿me conviene subir los precios? También le facilita el trabajo a tu contador, aunque no reemplaza tu contabilidad ni tus declaraciones de impuestos.

Qué trae la plantilla

• Movimientos: donde anotas cada ingreso y cada gasto, con fecha, tipo, categoría, descripción, monto y medio de pago. Tiene espacio para 1.000 movimientos.
• Resumen: los ingresos, los gastos, el resultado y el margen de cada mes del año, y el total del año por categoría. Se calcula solo; tú solo escribes el año.
• Categorías: la lista de categorías que aparece en la hoja "Movimientos". Viene con 13 categorías comunes y espacio para agregar las tuyas.
• Cómo usar: las instrucciones resumidas.

Cómo usar la plantilla paso a paso

1. Ajusta las categorías a tu negocio. Si vendes productos y servicios, sepáralos; si tienes vehículo, agrega una categoría de mantención. Pocas categorías bien elegidas sirven más que muchas.
2. Borra los movimientos de ejemplo de la hoja "Movimientos".
3. Anota cada movimiento el mismo día: la fecha, si es ingreso o gasto, la categoría (de la lista), una descripción corta y el monto.
4. En la hoja "Resumen", escribe el año que quieres ver. Si usas la planilla varios años, basta con cambiar el año para ver otro período.
5. Revisa el resumen una vez al mes, idealmente el mismo día, y compáralo con el mes anterior.

En el ejemplo que trae el archivo, octubre cierra con $695.000 de ingresos y $494.990 de gastos, un resultado de $200.010 y un margen cercano al 29 %. Si un mes termina en negativo, el resultado se marca en rojo.

Cómo leer el resumen

• Resultado: ingresos menos gastos. Si es positivo, el mes dejó ganancia; si es negativo, perdiste plata ese mes.
• Margen: qué parte de cada peso que entra te queda como ganancia. Un margen de 20 % significa que de cada $10.000 que vendes, te quedan $2.000.
• Total por categoría: te muestra en qué se va la plata. Ordena mentalmente las tres categorías de gasto más grandes: ahí están tus mejores oportunidades de ahorro.

Un mes malo no es una alarma; tres meses seguidos con resultado negativo, sí. En ese caso, revisa tus precios con nuestra plantilla de cálculo del precio de venta y proyecta los próximos meses con el flujo de caja en Excel.

Hábitos que hacen la diferencia

• Separa las cuentas. Usa una cuenta bancaria solo para el negocio. Si sacas plata para ti, anótala como gasto en una categoría propia, por ejemplo "Retiros del dueño".
• Guarda los respaldos. Anota el número de la boleta o factura en la descripción y guarda el documento. Te lo va a pedir tu contador.
• No dejes pasar los gastos chicos. El café con un cliente, el estacionamiento o una aplicación mensual parecen poco, pero suman.
• Revisa tus gastos fijos dos veces al año. Planes de teléfono, internet, software o servicios que ya no usas son plata que se va todos los meses.
• Comparte la planilla con tu contador al cierre de cada mes. Le ahorras tiempo y a ti, dinero.